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Processing manual / Manual para el procesamiento de imágenes

Digital Preservation Presentation (only in English)

How to upload transcriptions into UFDC?/Instrucciones para agregar transcripciones a entradas de UFDC

When the transcription is complete, follow instructions below to upload to UFDC. As a rule, the transcript will be included in the same VID as the handwritten document.

  1. Save Word document in PDF format. This will guarantee that the file is OCR’ed and a SEARCH tab will automatically appear when the file is uploaded to UFDC.
  2. Name the file exactly as other files/pages are named in the UFDC record. There are two options:
    1. If transcriptions are being provided page by page, name the files exactly as other pages are named in the UFDC record: 00001, 00002, …, so that each transcription uploads right by the original document.
    2. If the transcription corresponds to all pages in the record (I.e., an entire notebook), name the PDF with the record title and add “transcription” at the end, preceded by an underscore: Ornithology_Field_Notebook_of _Charles_E_Doe_1882_transcription.pdf. Another option is naming the file like: BIB_VID_transcript.pdf (i.e., AA00022222_00001_transcript.pdf). If there are multiple volumes (VID) in one record, this option will help create a serial hierarchy and organize the transcription by their originals. To find the right file name, and since the page number that appears in the red circle below is not always the same as the file name, use the word “directory” after in the corresponding url: https://ufdc.ufl.edu/l/AA00039389/00012/directory
  3. Note that this option still takes the user to the handwritten document, but when inside the (VID) the PDF tab will appear and take the user to the file with the transcription. However, after uploading and organizing the file, there is still no clear indication for the user that a transcription is available unless they click on the PDF tab. For this reason, we recommend that a note is added in the “Physical description” field in Sobek as well as a short abstract that can tell the user more about the document under the “Description” top menu tab.

Siga las siguientes instrucciones para cargar transcripciones en UFDC. Como regla básica, la transcripción se incluirá al mismo VID [identificador] en el que se encuentra el documento original.  

  1. Guarde su Word document en formato PDF. De esta manera se garantiza que se reconozca texto (OCR) en el archivo y aparecerá la opción SEARCH automáticamente en el menú principal del registro en UFDC.
  2. Nombre el archivo exactamente como se nombran otras páginas/archivos en el registro de UFDC. Existen dos opciones:
    1. Si las transcripciones se han realizado página por página, nombre cada archivo de la misma forma que se nombran las páginas en el registro de UFDC: 00001, 00002, …, para que cada documento se coloque al lado del original cuando se cargue en UFDC.
    2. Si la transcripción contiene varias páginas o corresponde a todas las páginas (o thumbnails) de un registro (por ejemplo un cuadernos o una carta de más de una página), nombre el PDF con el título del registro de UFDC y añada “transcription” al final del nombre del archivo precedido de un guión bajo: Ornithology_Field_Notebook_of _Charles_E_Doe_1882_transcription.pdf. Otra opción es nombrar el archivo de la siguiente manera: BIB_VID_transcript.pdf (i.e., AA00022222_00001_transcript.pdf). Si existen varios volúmenes (VID) en un registro, esta opción ayudará a crear una opción seriada y a organizar la transcripción a partir de los originales. Para encontrar el nombre del archivo (el número de la página no es siempre igual al nombre del archivo) utilice la palabra “directory” en la dirección URL: https://ufdc.ufl.edu/l/AA00039389/00012/directory
  3. Esta opción aun dirigirá al usuario al documento original, pero una vez dentro del volumen (VID), la pestaña PDF aparecerá. Esta pestaña lleva al usurio a la transcripción, pero no existe otra indicación que informe al usuario de la existencia de la transcripción. Por esta razón recomendamos que se añada el hecho de que hay una transcripción en “Edit Metadata”, “Physical description” en Sobek y también una breve descripción del contenido del documento en el campo “Abstract”.

Sources/Referencias

Archivo Histórico Diocesiano de San Sebastián. “Normativa de Transcripción Paleográfica,” 2020. https://artxiboa.mendezmende.org/es/normativas/transcripcion-paleografica.html.

“General Instructions for Transcription and Review | Smithsonian Digital Volunteers.” Accessed July 28, 2020. https://transcription.si.edu/instructions.

“Normas Para La Transcripción de Documentos Históricos Hispanoamericanos,” 1961.

Tanodi, Branka. “Documentos históricos. Normas de transcripción y publicación.” Cuadernos de historia. Serie Economía y Sociedad, no. 3 (2000): 259–70.

FamilySearch Wiki. “Transcribing Historic Documents (National Institute).” Accessed July 28, 2020. https://www.familysearch.org/wiki/en/Transcribing_Historic_Documents_(National_Institute).

National Archives. “Transcription Tips,” August 15, 2016. https://www.archives.gov/citizen-archivist/transcribe/tips.

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