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Celebrating Cuba! Collaborative Digital Collections of Cuban Patrimony: Translation and Transcription Tools and Resources

Most used online dictionaries

Transcription Standards for Handwritten Documents

Follow the guidelines below to transcribe material online in UFDC that contains handwritten content. Within an archival setting, a text transcription is defined as the representation and conversion of printed or handwritten text, audio, or video into electronically recognizable characters. Transcriptions seek to improve discoverability and enlarge the search results by digital repository users. These guidelines provide a set of coding and norms to follow when transcribing handwritten documents in Spanish and English. We have reviewed several sources to understand the different set of rules that research organizations follow to transcribe handwritten text (see below, References Section). The General Instructions for Transcription and Review provided by the Smithsonian’s Transcription Center (https://transcription.si.edu/instructions), has been the main source of reference for the creation of the following norms. However, attending to the particularities of the sources in UFDC, additional guidelines have been added to the list of standards. For instructions to upload your transcription click here.

Information to include in all transcriptions

  • File Name:  AA00062074.pdf or Doe_notebooks_1889_ss
  • File location: UFDC URL. For example https://ufdc.ufl.edu/AA00076547/00001/pdf or BIBid
  • An introduction/note from transcriptionist. This section should include all information, comments, or explanations about the transcription that is not the original text. For example https://ufdc.ufl.edu/AA00062074/00001/pdf

Another example of a transcriptionist note: http://www.gutenberg.org/files/21829/21829-h/21829-h.htm

  • Description of the original document, project, and any information necessary to understand the nature of the transcription. The description could be part of the Transcriptionist Note, but if it is not, it should still be written within square brackets.
  • Name of transcriptionist and date. Write: Transcribed by: Suzanne Stepleton, July 20th, 2020. Also in brackets or in the transcriptionist note.

Coding to use while transcribing

Symbol

Use for

Page [[Page #]]

Use [[Page 1]] for the recto and [[Page 1 verso]] for the other side of the page if there is no page # specified. If there is a page # written on the document, write down the original and an explanation if needed.

Ex: 1 [[Page # situated at the beginning of the text]]

Ex: 1 [[Page 1]]

Double brackets [[]] with text: “strikethrough,” “cross-out,” “non-legible”

for descriptions about what you see in the original document and reason why a word is not transcribed

Dates

Transcribe dates as they appear in the document, do not interpret. If date is not clear, write it in [[ ]] and add “?” and the date that you think it could be if legible enough or needed. If date is abbreviated, spell it out in double brackets:

Ex: Janny 1” - Thurs [[January 1st – Thursday]]

Split words

Transcribe the complete word so that it is findable in searches.

Ex:

… Vera-

Cruz …

Write Veracruz [[City in Mexico]]

Abbreviated words

Transcribe the complete word in backets [[ ]] so that it is findable in searches.

Abbreviations

Spell out all abbreviations.

Upper case letters

If a word is written with upper and lower case letters, transcribe with current grammar rules:

Ex: “agrEEable” - Write “agreeable”

In Spanish, the R in the middle of the word can be transcribed as rr, which is the modern orthographic and grammar rules. If desired, the modern word could be written within brackets.

Ex:

Notes in margins

[[Note in margin, upper left corner of page: transcription]] or [[…: Written sideway in margin]]

Write at the end of the transcription of the page where the comment in margin is located.

Tildes

Do not add tildes to modern grammar rules. Instead, write the modern version of the word in brackets.

Ex: Cadiz [[City in Spain: Cádiz]]

Illegible words

There are few examples of how illegible word might appear:

Partially illegible words; Example: [[doct?r]]

Totally illegible word; Ex: [[illegible]]

More than one illegible words; Ex: [[three illegible words]]

Diacritical marks

Symbols like (‘) (-) (&c) should be transcribed and if possible interpreted in brackets:

Ex: &c [[etcetera]]

Misspelled or incomplete words

Write as is and write the correct spelling in brackets.

Ex: very plesant [[pleasant]]

Ex: Three parrot [[parrots]]

Images

When you see a sketch or picture on the page, please use the word “image” placed in double brackets and describe: [[image]].

Example [[image: a sketch of a tree without leaves]]

Normas para la TranscripciĆ³n de Documentos Escritos a Mano

[Estas instrucciones son para transcribir documentos escritos en español y no para ser traducidos].

Colaboradoras: Nelissa E. Caraballo-Ramos, Paula A. de la Cruz-Fernández, Tara Cataldo, Barrett Uhler, and Suzanne C. Stapleton.

Siga las instrucciones a continuación para transcribir materiales que contienen textos escritos a mano y que se encuentran en línea en la Colección Digital de la Universidad de Florida (UFDC por sus siglas en inglés). Dentro del contexto archivístico, la transcripción de documentos se define como la representación y conversión de textos impresos o escritos a mano, audio o video, a caracteres reconocidos electrónicamente (OCR). La transcripción tiene como objetivo facilitar el descubrimiento de documentos y maximizar los resultados de las búsquedas realizadas por los usuarios en los repositorios digitales.

Esta guía provee una serie de códigos y normas para la transcripción de documentos escritos a mano en inglés y español. Hemos consultado y revisado varias fuentes para comprender el conjunto de las normas de transcripción que diversas organizaciones dedicadas a la investigación utilizan para transcribir textos escritos a mano (para más información ver la sección de referencias).

Se ha utilizado como principal fuente de referencia las “Instrucciones Generales para la Transcripción y Revisión” (https://transcription.si.edu/instructions) creada por el Centro de Transcripción del Instituto Smithsonian. Sin embargo, hemos añadido normas adicionales a la lista de estándares para atender las particularidades de los materiales que alberga la Colección Digital de la Universidad de Florida. Visite este link para saber cómo cargar sus transcripciones.

Información para incluir en todas las transcripciones

  • Nombre del documento: AA00062074.pdf o Doe_diario_1889_ss 
  • Localización del documento: Ejemplo: Enlace en UFDC https://ufdc.ufl.edu/AA00076547/00001/pdf  o BIBid (identificación bibliográfica del documento): AA00076547
  • Una nota introductoria del transcriptor. Esta sección debe incluir toda la información, comentarios o explicaciones sobre la transcripción que no se encuentra en el texto original. Por ejemplo https://ufdc.ufl.edu/AA00062074/00001/pdf

Otro ejemplo de una nota del transcriptor: http://www.gutenberg.org/files/21829/21829-h/21829-h.htm

  • Descripción del documento original, proyecto u otra información necesaria para entender la naturaleza de la transcripción. La descripción puede ser parte de la nota del transcriptor, de no serlo debe ser escrito en brackets.
  • Nombre del transcriptor y fecha. Escriba: Transcrito por: Suzanne Stepleton, July 20th, 2020. Escrito en brackets o en la nota del   transcriptor. 

Códigos para utilizar en la transcripción

Utilice siempre brackets dobles [[ ]] para incluir texto que no se encuentra en documento original.

Código

Uso

Paginación [[#]]

Use [[Página 1]] para el anverso [[Página 1 reverso]] para la segunda cara de la cartilla u hoja de papel si el número de la página no está especificado. Si el número de la página está escrito en el documento, escriba el número y añada una explicación si es necesaria:

Ej: 1 [[Página 1, al comienzo de la página]]

Ej: 1 [[Página 1]]

Con “texto tachado”, “ilegible”, “borroso”

Añada [[texto tachado]], [[ilegible]], o [[borroso]] para sustituir la palabra que no se entiende o a continuación de la palabra que esta tachada o borrosa.

Fechas

Se transcriben las fechas a la letra, tal y como aparecen en el documento. Si se interpreta la fecha o se desarrollan abreviaciones, ésto ha de incluirse en brackets dobles. Si se da la circunstancia de que no estamos seguros de alguna de las letras, utilice brackets dobles [[ ]] y añada “?” con la fecha que pensamos que es correcta.

Ej: Janny 1” - Thurs [[January 1st – Thursday]]

Ej: jun 1 jue [[1 de junio, jueves]]

Ej: Sete [septiembre]del año pasado

Palabras separadas por guiones o cambio de línea

Transcribe la palabra completa para que sea posible la búsqueda.

Ej:

… Vera-

Cruz … Veracruz [[Ciudad en México]]

Abreviaciones

Transcribe la abreviación tal y como aparece en el documento acompañada de la palabra completa en brackets dobles.

Ej: Q. [[que]]

Ej: Aunq. [[aunque]]

Muchas transcripciones utilizarán que o q<ue> para ayudar en la comprensión y lectura del texto.

Letras mayúsculas y minúsculas

Si una palabra está escrita con letras mayúsculas y minúsculas, transcriba con las reglas gramaticales actuales:

Ej: “agrEEable” - Escriba: “agreeable”

En español, la letra “R” en el medio de una palabra puede transcribirse como “rr” (regla gramatical actual). Si desea, la palabra moderna puede escribirse entre brackets.

Notas en los márgenes

Ej: [[Nota al margen, esquina superior izquierda: transcripción]]                       Ej: [[…: Transcripción: Nota escrita en el margen de la página]] 

Escriba al final de la transcripción de la página en qué parte del margen la nota está localizada.

Tildes

No añada tildes modernos a nombres propios. Escriba la versión moderna de la palabra en brackets.

Ej: Cadiz [[City in Spain: Cádiz]]

Ej: Paris [[Capital of France: París]]

Palabras ilegibles

Palabras parcialmente ilegibles; Ej: [[doct?r]]

Palabras completamente ilegibles; Ej: [[ilegible]]

Más de una palabra ilegible; Ex: [[tres palabras ilegibles]]

Signos diacríticos

Símbolos como: (‘) (-) (&c) deben ser transcritos y si es posible interpretados en brackets:

Ej: &c [[etcetera]]

Palabras con errores ortográficos o incompletas

Transcriba tal y como aparece y escriba la palabra correcta en brackets.

Ej: very plesant [[pleasant]]

Ej: Three parrot [[parrots]]

Ej: avia [[había?]]

Imágenes

Si la página contiene una imagen o dibujo, utilice la palabra [[imagen]] en doble brackets y descríbala.

Ej: [[imagen: dibujo de un árbol sin hojas]]

C,ç, s , z ss

La transcripción será literal. La ç puede sustituirse por z o añadir en doble bracket la palabra en gramática moderna.

Ej: “pieça”. Escribir: [[pieza]]

I e Y

Transcribir como aparece a menos que no se distinga y entonces se sigue la ortografía actual.

Ej: “Ysla”

B y v

En caso de uso indistinto, la b y la v se transcribirán según la forma más usada del documento.

La R y rr y r

En medio de palabra (Ej: TieRa), se transcribe “tierra”.

f, g, h, ph, th, x

Transcribir como aparece y añadir forma moderna

Ej: muger, [[mujer]]

Ej: Phelipe [[Felipe, Rey de España (YYYY)]]

ñ, nn

Transcribir como aparece y añadir forma moderna si la tilde de la ñ no aparece.

Ej: “nino”. Escribir: [[niño]]

*en azul: solo para textos en español.  

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